회의록, 녹음기보다 구조가 먼저다

오후 3시 37분, 한 참여자가 질문을 던졌다. 회의록 정리에 AI 녹음기를 써본 사람이 있는지, 옵시디언에 이미 회의록을 저장하고 있는 상황에서 도움이 될지 고민 중이라는 내용이었다.

"혹시 AI 녹음기 써보신 분 있으실까요? 회의록 정리에 쓸 수 있을까 하여 고민중이라서요 바로 옵시디언으로 회의록 저장도 하구"

10분 뒤 다른 참여자가 반문으로 답했다. 개인지식관리(PKM) 없이 쌓이는 회의록과 추적 관리가 되지 않는 정리가 과연 의미가 있겠느냐는, 반복해온 물음이라는 것이다. 녹음기를 들이기 전에 먼저 답해야 할 질문이 있다는 취지였다.

"그리고 그 이후 pkm없는 회의록과 추적관리 안하는 정리는 과연 의미가 있을까 등에 대한 레파토리"

뒤이은 조언은 도구보다 체계를 앞세웠다.

"단순 자료가 아니라 그걸 어떻게 계속적으로 업데이트하고 쓸수있는 구조를 먼저 만들어 놓는게"

어떤 노트 도구를 쓰든 회사에서 통용되는 고유 용어는 따로 정리해두는 게 좋다는 이야기도 덧붙었다.

"플라우드 노트를 쓰시던 다른 방식을 하시던 회사에 쓰는 고유단어는 정리하시는게 좋고"

녹음기가 회의 내용을 텍스트로 옮겨주더라도, 그 텍스트를 다시 찾고 갱신할 구조가 없으면 결국 쌓이기만 하는 자료가 된다는 지적으로 읽힌다. 어떤 노트 앱을 골랐는지보다, 그 안에서 회사 고유의 용어를 계속 정리해나가는 습관이 더 중요하다는 뜻으로도 풀이된다.

이 대화는 회의록 정리의 병목이 녹음이나 전사 기술이 아니라 그 이후의 관리 체계에 있다는 인식을 보여준다. AI 녹음기 구매를 고민하던 질문이 결국 구조 이야기로 흘러간 흐름은, 도구를 늘리기 전에 쌓인 자료를 계속 살아있게 유지할 규칙부터 정해야 한다는 문제의식을 시사한다.

질문을 던진 참여자가 이미 회의록을 저장하는 습관을 갖고 있었다는 점도 짚어둘 만하다. 저장 자체는 하고 있는데도 새 장비를 고민하게 됐다는 사실은, 자료를 쌓는 일과 다시 꺼내 쓰는 일 사이에 간극이 있었다는 뜻으로 읽힌다. 노트 도구가 무엇이든 상관없이 고유 용어 정리를 강조한 답변은, 결국 녹음기가 해결해줄 수 있는 부분과 사람이 계속 손봐야 하는 부분이 따로 있다는 점을 짚어준다.

비슷한 시각, 같은 방에서는 또 다른 대화가 나란히 오가고 있었다. 낯선 사람이 정리한 회의록과 회사 사정을 잘 아는 사람이 정리한 회의록은 다르다는 이야기, 그리고 값비싼 녹음기라 해도 그 맥락까지 스스로 이해하지는 못할 거라는 회의적 반응이었다. 구조를 먼저 세우라는 조언과, 결국 맥락을 아는 사람이 관건이라는 지적은 서로 다른 대화에서 나왔지만 같은 결론을 가리키고 있었다. 녹음기가 아무리 좋아져도, 그 결과물을 계속 갱신하고 다시 꺼내 쓸 구조와 그 구조를 다룰 줄 아는 사람이 없으면 회의록은 그저 쌓이는 텍스트에 머문다는 것이다.